L'approche de Welthungerhilfe pour le développement d'un PAE localisé - Guide étape par étape

Pourquoi utiliser une approche locale pour l'élaboration des PAE ?
Welthungerhilfe est convaincue que les protocoles d'actions précoces (PAE) doivent être élaborés en collaboration et avec la participation de toutes les parties prenantes, à tous les niveaux, afin de permettre à toutes les parties concernées de s'engager et de codéterminer les processus et leurs résultats. Ce n'est que grâce à cette participation qu'un PAE est très bien accepté et accepté à tous les niveaux d'engagement, que les rôles et les responsabilités sont bien compris et que l'ensemble du processus est plus durable et mieux adapté aux besoins des populations touchées.

Qui est impliqué ?
Engagement des acteurs à tous les niveaux, depuis les membres de la communauté, les comités communautaires, jusqu'aux gouvernements et agences locales et nationales (et, le cas échéant, les Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, d'autres organisations humanitaires et de développement, des instituts de recherche, et le secteur privé ou d'autres acteurs pertinents).

Niveau de mise en œuvre :
Recherche pour la sélection des actions au niveau local : des consultations avec les communautés sur les impacts passés, les besoins et les facteurs de risque devront être menées avec des communautés échantillons : les données au niveau de la communauté peuvent donner une idée du type d'impacts, de facteurs de risque et de besoins de soutien qui pourraient s'appliquer à d'autres communautés dans la zone plus large exposée à l'aléa.

Méthodes :
Les méthodes à utiliser peuvent inclure des outils tels qu'un examen des données historiques (et actuelles), une analyse documentaire, des entretiens semi-structurés avec des informateurs clés, des discussions de groupe, des visites de communautés, des ateliers pour les parties prenantes et des enquêtes auprès des communautés. Les méthodes, outils et modèles présentés sont basés sur les modèles de Welthungerhilfe et d'autres ressources telles que le Manuel du praticien FbF de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, et sont spécifiquement adaptés au contexte d'une ONG. Ce qui suit décrit un schéma exemplaire du processus d'élaboration du PAE de Welthungerhilfe déjà mis en œuvre et revu et corrigé pour en tirer des enseignements.

Identification des actions précoces et élaboration d'un PAE : conseils étape par étape

Activités du plan de travail : réunion de lancement, ateliers des parties prenantes, réunions de sensibilisation de la communauté

Étape 1 : Activités du plan de travail dans le cadre des activités du conservateur général

L'étape 1 crée une base stable pour un processus hautement participatif et localisé, avant l'identification des actions précoces et l'élaboration d'un PAE. Pour ce faire, elle répond aux questions suivantes :

  • Quelle est l'idée de base de FbA ?
  • Comment le programme de Welthungerhilfe est-il structuré ?
  • Quelles sont les principales tâches et responsabilités des responsables du PAE ?
  • Comment les parties prenantes et les communautés seront-elles impliquées ?
  • Quelles sont les attentes des parties prenantes et des communautés à l'égard du projet - pour les dépositaires du PAE et/ou pour Welthungerhilfe ?

Un atelier initial est organisé afin de présenter l'idée générale de la FbA, l'approche du dépositaire du PAE pour le développement du PAE et les étapes générales à suivre aux parties prenantes les plus pertinentes du développement du PAE (c'est-à-dire les parties prenantes du gouvernement du district et les dirigeants communautaires). Il évalue quelles parties prenantes et communautés seront incluses dans le processus participatif, comment elles le seront et quelles sont leurs attentes. Si cela n'a pas été fait jusqu'à présent, la réunion de démarrage doit servir à identifier les quartiers (ou un niveau de division similaire) pour les évaluations communautaires dans le cadre d'un processus participatif et à convenir des activités particulières que le projet mettra en œuvre au cours de l'élaboration du PAE. D'une manière générale, l'atelier a pour but de susciter l'adhésion des parties prenantes à l'ensemble du processus.

Produits livrables : Rapport de la réunion de démarrage et Rapport de démarrage global

En général, cette activité doit être un processus continu. Le responsable du PAE doit maintenir une communication fluide avec les parties prenantes du district afin de les tenir informées des activités planifiées, des progrès et des résultats. Les parties prenantes doivent être consultées et participer pleinement à chaque étape du processus d'élaboration du PAE. Cela inclut la consultation et la sensibilisation des parties prenantes au niveau des provinces et des districts afin d'évaluer le processus du projet à un niveau plus approfondi.
Ce processus comprend l'adoption d'un plan de travail commun et des méthodologies à utiliser, la discussion des modes et des formats de communication et d'échange, ainsi que des rôles et des responsabilités des parties prenantes et de leurs attentes à l'égard du projet.

Produits livrables : Rapports des ateliers des parties prenantes

Cette activité en général est également un processus continu. Les communautés doivent être informées en permanence afin de les tenir au courant des activités prévues, des progrès et des résultats. Les membres de la communauté doivent être consultés et participer pleinement à chaque étape du processus d'élaboration du PAE.
Ce processus comprend des réunions de sensibilisation de la communauté auxquelles participent, par exemple, les conseillers, les chefs de village, les membres des comités de village, les représentants des agriculteurs et d'autres parties prenantes concernées. Le contenu présenté devrait inclure l'idée générale derrière l'ACF, l'approche du dépositaire du PAE pour le développement du PAE et les étapes générales à suivre, en particulier en ce qui concerne les activités participatives qui nécessiteront la contribution des communautés. Lors de l'évaluation des processus participatifs du projet, il convient également de consulter les participants pour connaître leur avis et leurs attentes à l'égard du processus.

Produits livrables : Rapports des réunions de sensibilisation des communautés

Note: Dans le cadre de l'apprentissage programmatique, un "excès de recherche" ou une lassitude des communautés à l'égard de la recherche a été observé. Par conséquent, il convient de vérifier s'il est possible de fusionner les activités de sensibilisation des communautés de l'étape 1.3 avec les premières consultations des communautés de l'étape 2.1.

Activités du plan de travail : ateliers avec les parties prenantes, réunions de consultation des communautés, entretiens avec des informateurs clés, ateliers de planification de scénarios.

Étape 2 : Identification, hiérarchisation et validation des actions précoces

L'étape 2 répond aux questions clés suivantes :

  • Quels sont les principaux impacts causés par le danger en question ?
  • Quels sont les effets néfastes que la FbA peut réduire ?
  • Quelles actions précoces permettront le mieux de réduire ces impacts ?
  • Lesquelles de ces actions précoces sont actuellement réalisables compte tenu du contexte et des capacités existants ?

L'objectif des actions précoces dans la FbA étant de prévenir ou de réduire l'impact humanitaire des phénomènes météorologiques extrêmes, dans notre cas la sécheresse, il est d'une importance cruciale de comprendre l'impact attendu (comment et pour qui ?). Par conséquent, les responsables du PAE doivent effectuer des recherches sur les questions suivantes :

  • Examen des plans d'urgence existants en cas de sécheresse, de la sécurité sociale régulière, de la période de soudure ou d'autres interventions liées à la sécheresse et des plans d'action anticipatoire existants d'autres acteurs.
  • Identifier l'impact de la sécheresse agricole sur les moyens de subsistance et la sécurité alimentaire.
  • Identifier les stratégies d'adaptation et les changements de comportement des personnes en cas de sécheresse imminente
  • Identifier comment différentes actions précoces pourraient orienter ces stratégies d'adaptation et minimiser l'impact de la sécheresse agricole
  • Identifier la fenêtre d'opportunité pour les actions précoces afin de répondre à la question "quand une action précoces serait la plus efficace".

Méthodes :

Participation des parties prenantes : Atelier des parties prenantes au niveau du district + entretiens avec des informateurs clés des parties prenantes

Atelier des parties prenantes du district

  • Présentation : Vue d'ensemble du concept de FbA et mise à jour sur le développement de l'EAP
  • Examen des résultats de la recherche et des impacts de la sécheresse
  • Activité de groupe : Discussion de groupe demandant aux parties prenantes de classer les impacts et les stratégies d'adaptation.
  • Présentation : Examen des politiques et des pratiques en matière de gestion des risques de catastrophes, de plans d'urgence, etc. et base de données des actions précoces pour l'action anticipatoire - Anticipation Hub.
  • Activité de groupe : brainstorming et hiérarchisation des actions précoces qui pourraient être prises pour traiter les impacts prioritaires et les stratégies d'adaptation (négatives), en réfléchissant également à la fenêtre d'opportunités potentielles pour chaque action précoces.

Entretiens avec les informateurs clés du district
Les entretiens avec les informateurs clés sont un outil utile pour intégrer le point de vue des parties prenantes dans le processus d'élaboration du PAE (voir Annexe 3 - Guide d'entretien semi-structuré avec les parties prenantes).

Méthodologie potentielle :
Interview d'au moins une personne de chaque groupe de parties prenantes pour réfléchir à leur point de vue sur l'impact de la sécheresse, les efforts déjà déployés pour lutter contre la sécheresse (rationalisation des efforts), les stratégies d'adaptation de la communauté, les actions précoces préférées/faisables et les défis à relever.

FGDs/Community Meetings and Ranking
Dans le cadre d'un Focus Group Discussion/Community Meetings et d'un classement communautaire inclus, un échange entre un groupe homogène (voir l'exemple de méthodologie ci-dessous) peut aider à identifier les impacts de la sécheresse, les stratégies d'adaptation typiques et les Actions précoces préférées.

Exemple de méthodologie :
Dans chaque communauté, trois GFD pourraient être organisés (pour plus de détails, voir l'annexe 4 - Réunions communautaires et classement) :

  1. Chefs de communauté (5-10 participants) : par exemple, chef de village, membres du comité local de réduction des risques de catastrophe, représentants de groupes de femmes.
  2. Hommes (6-10 participants) : hommes des communautés d'intervention, de préférence des ménages les plus touchés/vulnérables (consulter le chef de la communauté), groupe homogène (en ce qui concerne l'âge, la vulnérabilité, mais varier entre les communautés pour permettre une participation équilibrée entre les communautés) pour permettre aux participants de s'exprimer librement.
  3. Femmes (6-10 participants) : femmes des communautés d'intervention, de préférence des ménages les plus touchés/vulnérables (consulter le chef de la communauté), groupe homogène (concernant l'âge, la vulnérabilité mais variant entre les communautés pour permettre une participation équilibrée entre les communautés) pour permettre aux participants de s'exprimer librement.

Note: Dans le cadre de l'apprentissage programmatique, il est devenu évident que les communautés peuvent également identifier des actions précoces qui peuvent être mises en œuvre par les communautés elles-mêmes sans financement externe. Par conséquent, dans le cadre de l'identification des actions précoces pour le protocole d'action précoce mis en œuvre par les titulaires du PAE, il pourrait également être judicieux de réfléchir avec les communautés aux stratégies qu'elles pourraient utiliser elles-mêmes pour se préparer aux impacts imminents de la sécheresse de manière autonome.

  • Utiliser les données des activités ci-dessus, déterminer quelles sont les actions les plus prometteuses pour réduire les souffrances et les pertes  évaluer et classer les actions précoces
  • Élaborer des théories du changement pour les différentes actions précoces.

Hiérarchisation des actions précoces
Utiliser le retour d'information des communautés et des parties prenantes sur la hiérarchisation pour intégrer une hiérarchisation fusionnée des actions précoces et les évaluer par rapport à des critères objectifs. Les critères objectifs suivants doivent être pris en compte au cours du processus de sélection (voir le Manuel FbA de la Croix-Rouge - Chapitre Sélectionner les actions précoces à l'étape 4 Réduire et hiérarchiser les actions précoces pour plus d'explications sur les critères) :

  • Adéquation avec la politique
  • Preuve d'efficacité
  • Échelle
  • Faisabilité
  • Acceptabilité sociale
  • Capacité de mise en œuvre
  • Rapport qualité-prix/efficacité
  • Alignement sur le mandat et les priorités de l'organisation
  • Le calendrier
  • Durée de vie de l'action
  • Avantages d'une action précoce
  • Actions sans regret
  • Ne pas nuire / éviter de générer de nouveaux risques
  • Durée de vie des articles de secours prépositionnés
  • Contraintes budgétaires concernant le prépositionnement

Élaboration de la théorie du changement
Une étape essentielle de la planification d'une action précoces identifiée et classée par ordre de priorité consiste à tester la logique qui sous-tend l'action précoces choisie. Pour ce faire, on peut élaborer une théorie du changement (TdC) qui explique comment et pourquoi un changement souhaité est censé se produire dans un contexte particulier. Globalement, il s'agit d'une illustration d'une description étape par étape de comment et pourquoi le résultat souhaité sera atteint par la mise en œuvre d'une action précoces.

S'il vous aide à voir si une action précoces est réellement en mesure de prévenir l'impact prévu d'une sécheresse, il peut également servir de base à l'élaboration d'un cadre logique et d'un cadre de suivi et d'évaluation.

Toutes les actions précoces envisagées après avoir été classées par ordre de priorité doivent être traduites dans un cahier des charges, qui vous donnera une vue d'ensemble des actions précoces capables de s'attaquer à tel ou tel impact, d'obtenir tel ou tel résultat, et qui devraient donc être incluses dans votre protocole d'action précoce. Si possible, demandez l'avis des parties prenantes.

Cahier des charges exemplaire :

Activité de planification pour se préparer à différentes sévérités de l'insécurité alimentaire, nombre et groupes de bénéficiaires, besoins prévus par scénario ainsi que l'échelle correspondante des actions précoces.

  • Identifier les différents groupes de moyens de subsistance à aider sur la base de l'évaluation de la vulnérabilité (également en relation avec les critères de ciblage).
  • Identifier et quantifier les besoins potentiels en fonction de la gravité des aléas (moyens et graves). Se référer aux besoins et aux stratégies d'adaptation prévus pour les ménages, les quantifier si possible.
  • Évaluer les actions précoces sélectionnées en ce qui concerne la possibilité de passer à l'échelle supérieure, la faisabilité organisationnelle et les coûts par scénario.
  • Élaborer un budget respectif pour les deux scénarios (grave et modéré) en ce qui concerne les ménages assistés prévus et le nombre de personnes.

Méthode
Analyse documentaire, inclure les résultats dans l'atelier global des parties prenantes pour validation si nécessaire

Note: Dans le cadre de l'apprentissage programmatique, une fatigue de réunion des parties prenantes a été observée. Par conséquent, il convient de vérifier s'il est possible de fusionner les étapes 2.2 et 2.3 (hiérarchisation des actions précoces identifiées et planification des scénarios) afin de réduire les consultations nécessaires avec les parties prenantes et de rendre les échanges aussi efficaces et utiles que possible pour le développeur du PAE et les parties prenantes consultées.

Activités du plan de travail : réunions de retour d'information des communautés, élaboration de PAE détaillés, ateliers de validation des PAE

Étape 3 : Élaboration, validation et opérationnalisation du PAE

L'étape 3 répond aux questions clés suivantes :

  • Qui fera quoi et quand ?
  • Le PAE reflète-t-il la réalité ?
  • Comment le PAE peut-il être mis en œuvre ? Sommes-nous prêts à mettre en œuvre le PAE ?

Après avoir finalisé la hiérarchisation des actions précoces, un dernier mécanisme de retour d'information avec la communauté permet d'intégrer les dernières préoccupations et contributions des personnes concernées. Tout en présentant les résultats de l'implication précédente de la communauté et des parties prenantes dans l'identification, la hiérarchisation et la validation des actions précoces, y compris les actions précoces finalement hiérarchisées, ces réunions permettent de vérifier les résultats et de recevoir d'autres commentaires sur les actions précoces hiérarchisées, par exemple sur la fenêtre d'opportunité, les préférences, etc.

Réunion de retour d'information sur la méthodologie :

Participants : par exemple, dirigeants de la communauté (par exemple, chef de village, membres du comité local de réduction des risques de catastrophes, représentants de groupes de femmes).

  • Présentation : Résultats de l'étape 1 : identification, hiérarchisation et validation des actions précoces, y compris les fenêtres d'opportunité des actions précoces et les scénarios.
  • Activité de groupe : Discussion de groupe demandant aux participants un retour d'information sur la hiérarchisation des actions précoces et du CDC (discuter des hypothèses, etc.), ainsi que la vérification des fenêtres d'opportunités et des scénarios identifiés.
  • Après la réunion : Intégrer les résultats de la réunion dans la poursuite du développement du PAE.

Cette étape vise à planifier et à garantir la préparation organisationnelle et l'opérationnalisation du PAE. Les méthodes des différentes étapes doivent être conformes à la planification de la réponse de votre organisation et de la préparation aux situations d'urgence.

  • Planification opérationnelle
    • Élaborer, dans un plan opérationnel, des termes de référence et des tâches spécifiques pour l'ensemble du personnel impliqué dans la mise en œuvre du PAE.
    • Vérifier les accords-cadres existants ou en élaborer de nouveaux avec les prestataires de services, les institutions financières ou d'autres fournisseurs.
  • Projet de budget pour le PAE
    • en envisageant différents scénarios, nombres et bénéficiaires
    • Inclure tous les coûts opérationnels (personnel, transport, logistique, biens et services, communications, etc.)
  • Planification administrative
    • S'assurer que les processus internes d'approbation du projet sont respectés à l'avance
    • Toutes les procédures d'autorisation de l'organisation doivent être suivies à l'avance si possible.
    • Créer une liste de contrôle pour l'approbation et la gestion des droits acquis
  • Rédiger le PAE

Après avoir compilé la première version du PAE, les parties prenantes du PAE doivent avoir la possibilité d'examiner le document et de donner leur avis, par exemple dans le cadre d'un atelier.